Polska: Nowe rozporządzenia wykonawcze do KSeF

Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery kluczowe rozporządzenia regulujące funkcjonowanie Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Nowe przepisy doprecyzowują zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych, korzystania z systemu oraz raportowania danych w ewidencjach podatkowych. Zmiany zaczną obowiązywać wraz z wejściem KSeF od 1 lutego 2026 r.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które warto znać już teraz.

1. Kiedy nie trzeba wystawiać faktur w KSeF? – katalog wyłączeń

Rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1740) wskazuje zamknięty zestaw przypadków, w których podatnicy nie muszą korzystać z KSeF. Do wyłączeń należą m.in.:

opłaty za przejazdy autostradami płatnymi,
bilety za przewóz osób udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
wybrane usługi finansowe i ubezpieczeniowe dokumentowane fakturami uproszczonymi,
szczególne przypadki samofakturowania przez podmioty zagraniczne bez polskiego NIP.

Jednocześnie doprecyzowano, że nabywca zagraniczny może wystawić fakturę w KSeF przy WDT, jeśli posługuje się unijnym numerem VAT.

2. Faktury uproszczone – nowe zasady w KSeF

Drugie rozporządzenie (również z 7 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1742) wprowadza istotną zmianę: od 1 lutego 2026 r. faktury uproszczone wystawiane w KSeF muszą zawierać NIP wystawcy.

W przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, przede wszystkim na rzecz konsumentów, obecne zasady pozostają bez zmian – brak obowiązku wykazywania NIP sprzedawcy.

NIP nabywcy będzie stosowany, jeśli nabywca się nim posługuje.

3. Korzystanie z KSeF – zasady, uprawnienia i uwierzytelnianie

Rozporządzenie z 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1815) kompleksowo reguluje, jak przedsiębiorcy będą korzystać z KSeF. Obejmuje m.in.:

rodzaje uprawnień do systemu i procedury ich nadawania/odbierania,
wzór zawiadomienia ZAW‑FA(3),
metody uwierzytelniania użytkowników, w tym korzystanie z certyfikatów,
oznaczanie faktur udostępnianych poza KSeF, aby potwierdzić ich autentyczność,
reguły dotyczące faktur z załącznikami,
wymagania techniczne dotyczące wystawiania i przesyłania dokumentów w systemie.

W praktyce rozporządzenie wyznacza techniczne „ramy działania” KSeF na co dzień.

4. JPK – nowe oznaczenia i numer KSeF w ewidencjach

Ostatnie rozporządzenie (również z 12 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1800) dostosowuje JPK do realiów KSeF. Najważniejsze zmiany:

obowiązek wykazywania numeru identyfikującego fakturę w KSeF (zarówno po stronie zakupu jak i sprzedaży),
nowe oznaczenia:

1. BFK – faktury elektroniczna lub papierowa wystawiona lub otrzymana poza KSeF,

2. DI – dowody inne niż faktury,

3. OFF - faktura, która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji.

zasady ujmowania faktur z trybów szczególnych (np. offline),
doprecyzowanie obowiązków korekty ewidencji.

Jak możemy pomóc?

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące obowiązków wynikających z KSeF lub potrzebują wsparcia przy wdrożeniu procesu e‑fakturowania, zapraszamy do kontaktu z Działem Doradztwa Podatkowego Forvis Mazars.