Fast Close en assurance : Comment accélérer et fiabiliser les clôtures comptables

L’exercice de Fast Close présente des enjeux particuliers dans le domaine de l’assurance. Avec l'évolution des normes IFRS et l’adhérence avec le pilier III la Directive Solvabilité II, les assureurs sont contraints de réduire significativement les délais de clôture financière, tout en garantissant la qualité et la fiabilité des données. Les projets d’accélération des clôtures évoluent grâce aux opportunités offertes par l’Intelligence Artificielle. Cette technologie automatise les tâches répétitives, améliore la précision des analyses et détecte rapidement les anomalies, transformant les pratiques comptables traditionnelles.

Henri Franc, associé au sein du Conseil assurance chez Forvis Mazars, nous éclaire sur les enjeux actuels et futurs de ces exercices de Fast Close et partage son expertise sur les solutions opérationnelles permettant d’optimiser les processus de clôture comptable des assureurs.

Question 1 : Quelle est l’expertise de Forvis Mazars en conseil en accélération des clôtures comptables ?

Notre premier rôle en qualité de conseil est d’accompagner opérationnellement nos clients dans le respect des différentes normes applicables (reportings statutaires, reportings prudentiels Solvabilité II, IFRS 17 et IFRS 9) et des délais de clôture stricts imposés.

Au cours des dix dernières années, de nombreuses transformations ont été nécessaires pour améliorer les processus de clôture en termes de qualité, de délai et de coût. Dans ces travaux toujours d’actualité, notre valeur ajoutée se traduit par l’identification et le déploiement des axes d’amélioration répondant aux facteurs d’inefficacité constatés chez nos clients.

Ces derniers fixent les ambitions, leur vision ainsi que les principes directeurs de leurs projets (standardiser la qualité des données financières, accélérer les étapes de clôture, refonte des processus, de la gouvernance ou évolution des outils…).

L’enjeu est de définir des objectifs cohérents dont la mise en œuvre ne soit pas contradictoire, comme pourrait l’être l’accélération des délais de clôture tout en augmentant fortement la granularité des données.

Question 2 : En quelques mots, pourriez-vous synthétiser la proposition de valeur de Forvis Mazars pour ce type de mission ?

L’expertise Forvis Mazars s’appuie sur une longue expérience de ce type de mission et se distingue par son approche personnalisée et collaborative, sa compétence en intégration de systèmes complexes, sa connaissance étendue des meilleures pratiques de places et ses solutions technologiques innovantes.

Notre efficacité se renforce grâce à une approche holistique partagée au niveau du secteur assurance et nous accompagnons également nos clients dans la gestion du changement pour aider les équipes à s'adapter aux nouvelles méthodes de travail.

Nous mobilisons les compétences de nos experts en conseil, en audit et en actuariat afin de mieux répondre aux défis opérationnels de nos clients.

Question 3 : Quelle est la méthodologie de Forvis Mazars pour optimiser les clôtures comptables ?

Notre méthode repose sur un accompagnement en trois grandes phases :

• La première étape comprend la réalisation d’une analyse détaillée de l’existant (cartographie des flux de données financières, des processus et outils actuels ainsi que leur cinétique) et d’une étude d'écart permettant de comparer les processus comptables de l’entreprise avec les meilleures pratiques de la place. Ce diagnostic permet d’identifier pour chaque client les éventuels points de blocage et mesurer les impacts liés aux sources d’inefficacités de la clôture comptable. C’est l’étape clé pour ensuite prioriser les leviers d’optimisation d’un projet d’accélération de clôture comptable. 
• A partir du diagnostic, nous accompagnons nos clients dans la conception d’un nouveau modèle opérationnel ou « Target Operating Model » avec des objectifs clairs et des solutions technologiques et organisationnelles. Nous utilisons une matrice d’impacts, dont nous adaptons les critères au contexte de chaque client, pour construire le plan d’actions. Concrètement, nous évaluons les impacts de chaque action en termes d’amélioration des délais de clôture (calculée en jours) ou de qualité de données (évaluée en pourcentage d’erreurs réduites), et comparons le gain potentiel avec sa faisabilité (technique et humaine) et sa complexité de mise en œuvre. Une feuille de route de transformation est proposée avec des « quick wins » et des projets plus significatifs (implémentation de nouveaux outils ou des changements organisationnels). Les solutions préconisées sont personnalisées et pragmatiques en fonction du contexte informatique et métier de chacun de nos clients. Nous priorisons les leviers d’optimisation les plus efficaces pour réduire les délais de clôture tout en améliorant la cohérence et la qualité des données financières. 
• La dernière étape réside dans la mise en œuvre des solutions, comprenant le déploiement d’outils technologiques conformes aux exigences de la norme IFRS 17 et la formation des équipes. A la suite de l’optimisation, il convient de mettre en place des indicateurs de performance dans le but de réajuster si nécessaire le plan d’action adopté et de mettre en place un processus d’amélioration continue à chaque clôture.

Notre maîtrise du contexte de nos clients nous permet de pleinement exploiter cette approche classique. Cela se traduit par notre capacité à solliciter les meilleurs experts, en fonction de la situation du client (ex : technologie, réglementation, métiers), pour maximiser la valeur ajoutée de Forvis Mazars à travers cette méthodologie.

Question 4 : Quels sont selon vous les résultats concrets de la mise en place d’un Fast Close pour les assureurs ?

Nous avons récemment travaillé avec un assureur de premier plan opérant à l'échelle internationale pour la mise en place d’une pré-clôture, une technique de Fast Close, en vue de l’accélération requise par le passage à la norme IFRS 17. Cette compagnie faisait face à des défis significatifs dans la gestion de ses clôtures comptables. Les processus existants étaient longs et comprenaient des étapes manuelles non nécessaires. Cela entraînait des retards dans la production des états financiers et une surcharge de travail pour les équipes comptables. L’information financière produite offrait une visibilité limitée sur les performances de la compagnie et ses variations

A l’issue de la phase de diagnostic, deux principaux axes ont été définis par le plan d’action :

• Le premier axe a été de moderniser les outils (ERP, outils décisionnels, de reporting et consolidation) en automatisant la production de rapports tout en améliorant la qualité des données financières.
• Le deuxième axe a été de proposer une nouvelle organisation de la fonction finance en formalisant des processus de clôture optimisés avec une meilleure coordination des parties prenantes.  

Pour les besoins d'IFRS 17, nous avons mis en place des techniques de pré-clôture permettant de faire tourner les modèles et les calculs IFRS 17 sur la base de données collectées un mois ou un trimestre avant. La refonte des outils et de ces processus ont permis de redéfinir les rôles des comptables et des actuaires en réorientant leurs contributions de simples contrôles vers des tâches à plus forte valeur ajoutée comme les analyses des différents états financiers.

La mise en œuvre de ces axes a permis de produire les comptes IFRS, intégrant les nouvelles exigences d’IFRS 17, dans les délais réglementaires. En pratique, le chemin critique du processus de clôture a gagné 5 à 10 jours. Par ailleurs, cette transformation a amélioré la qualité et la fiabilité des états financiers tout en renforçant la transparence et la conformité réglementaire.

Forvis-Mazars accompagne l’ensemble des acteurs du secteur de l’assurance (assureurs, courtiers et intermédiaires d’assurance), dans tous les domaines (assurance de biens, de personnes, de dommage, de capitalisation) et de toutes tailles.

Question 5 : Quels sont les facteurs clés de succès de ces projets qui semblent rencontrer des difficultés ?

La principale difficulté rencontrée a été le temps d’adaptation des équipes à cette nouvelle organisation et aux nouvelles fonctions, nécessitant des capacités d'analyse plus approfondies pour mieux comprendre les flux financiers de l’entreprise et les interactions entre équipes. Il est également nécessaire d’éviter qu’après les transformations apportées, les équipes ne disposent plus des compétences opérationnelles analytiques requises (ex : perte de savoir pour expliquer une variation). Les exercices de Fast Close doivent constituer un levier de diffusion de l’expertise opérationnelle et non pas une rétention du savoir.

Deux principaux facteurs clés de succès peuvent être identifiés :

• Facteur 1 : L’accompagnement au changement des équipes face aux évolutions apportées à l’organisation, aux processus et aux rôles de chaque acteur. Le « change » est un élément crucial pour permettre une transition fluide vers le « Target Operating Model » et recueillir l'adhésion de l'ensemble des parties prenantes.
• Facteur 2 : Mettre les gains permis par l'automatisation de la production des rapports au service des besoins de réduction des délais de clôture.

Question 6 : Sur la base de votre expérience, quels conseils et/ou recommandations pourriez-vous à donner aux clients de Forvis Mazars ?

Mes conseils sont principalement tournés vers trois points clés

1.  Appréhender l’enjeu opérationnel. Il faut mettre en place un reporting prudentiel qui permet non seulement de respecter les délais imposés par le régulateur, mais aussi et surtout de transmettre des données cohérentes au regard des états financiers consolidés au niveau d’un groupe, que ce soit en norme sociale française ou en normes IFRS 9 et 17.
2. Harmoniser et intégrer le modèle des données. La complexité des données est un défi majeur à relever, car IFRS 17 nécessite une collecte et une gestion de données auditables de bout en bout. De plus, les compagnies doivent adapter leurs processus internes, ce qui peut entraîner des coûts et des efforts significatifs.
3. Trouver des synergies entre les processus. Il est impératif de ne pas négliger les éventuelles dépendances avec d’autres projets ou reporting, je pense particulièrement au Pilier III de Solvabilité II. Bien que les normes IFRS 17 et Solvabilité II aient des objectifs différents, elles présentent des synergies et des défis communs pour les compagnies d'assurance.

Ma principale recommandation serait de voir la résolution des difficultés amenées par l’alignement des processus multi-normes comme une opportunité.

Par exemple, les modèles d'évaluation des provisions techniques sous Solvabilité II peuvent être utilisés pour calibrer les modèles de provisionnement en IFRS 17, ce qui permet de gagner en efficacité et en cohérence. De plus, il est possible de mutualiser l’approche économique pour l'évaluation des passifs d'assurance en intégrant des techniques de valorisation des flux de trésorerie actualisés. Une approche intégrée peut améliorer la qualité des données et la prise de décision stratégique, en fournissant une vision plus complète et cohérente des risques et des performances financières.

La valeur ajoutée de notre accompagnement réside dans notre capacité à concilier l’ensemble de ces enjeux métiers, réglementaires et prudentiels au regard des objectifs et contraintes de ses clients.

Question 7 : au-delà de l’humain, quels sont les leviers technologiques pour accélérer et mettre en qualité la clôture ?

L’évolution du processus uniquement sur la base d’un changement d’organisation et une meilleure coordination apporte des bénéfices à court terme. Cependant, le principal levier d’accélération de long terme consiste à investir dans les technologies les plus pertinentes d’automatisation, de fiabilisation et de suivi des processus de clôture.

Il y a plusieurs cas d’usage de certaines technologies qui ont démontré la capacité d’apporter une véritable accélération :

• La mise en place d’un nouveau module à un ERP existant a permis une meilleure intégration des données provenant de différentes sources (systèmes de gestion des sinistres, systèmes de gestion des clients, etc.). Cela a conduit à une réduction des incohérences et des doublons des données financières de 25%.
• Le choix d’un ERP aux fonctionnalités avancées a permis de centraliser et de standardiser les processus de clôture comptable. La consolidation des états financiers, qui prenait auparavant 10 jours, est maintenant réalisée en 5 jours.
• Une solution de RPA a été mise en place pour automatiser la réconciliation des comptes et la génération de rapports financiers. Cela a permis de réduire le temps consacré à ces tâches de 40%.
• Nous avons récemment accompagné un client pour la mise en place d’un outil BI permettant d’analyser en temps réel les données financières. La construction des tableaux de bord interactifs avec des KPI pertinents et des rapports automatisés ont facilité la détection et la résolution rapide des anomalies. Cela a contribué à réduire le temps de clôture global de 50%.

D’une manière générale, pour le choix de ces outils informatiques, la tendance est d’utiliser des plateformes SaaS pour améliorer l’accessibilité et la collaboration. Ces solutions sont plus facilement évolutives, garantissent une collaboration efficace et une accessibilité optimale des données. Elles permettent de s’intégrer plus facilement aux écosystèmes SI existants.

L’exercice de Fast Close requiert donc une mobilisation forte des DSI, qui doivent incarner un véritable rôle de Business Partner pour les métiers et non plus uniquement un fournisseur d’outils ou de moyens. Forvis Mazars s’intègre parfaitement dans cette gouvernance en adaptant les échanges en fonction des acteurs et des besoins.

Notre expérience de ce type de mission nous permet d’avoir une conviction dans le conseil des outils les plus adaptés au contexte client (budget, fonctionnalités souhaitées, contrats et produits gérés, intégration aux systèmes existants, reporting groupe...).