Reforma państwowej inspekcji pracy w Polsce – nowe uprawnienia i potencjalne konsekwencje dla pracodawców

Reforma jest wyraźnie ukierunkowana na przeciwdziałanie stosowaniu tzw. „pozornych” modeli B2B oraz wzmocnienie mechanizmów kontrolnych w tym obszarze. Nowe regulacje mają wejść w życie co do zasady po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. 8 lipca 2026 r. Ustawa została skierowana do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej, co jednak nie wstrzymuje jej wejścia w życie, choć może powodować niepewność co do trwałości wybranych rozwiązań.

Zakres wprowadzanych zmian

Jedną z najważniejszych zmian jest przyznanie organom Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) kompetencji do stwierdzania w drodze decyzji administracyjnej wydanej przez okręgowego inspektora pracy istnienia stosunku pracy w sytuacji, gdy zawarta umowa cywilnoprawna lub sposób wykonywania pracy spełnia przesłanki określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Co do zasady wydanie decyzji będzie poprzedzone skierowaniem do podmiotu polecenia usunięcia naruszeń, a dopiero jego niewykonanie może prowadzić do wszczęcia postępowania administracyjnego.

Procedura będzie miała charakter wieloetapowy:

• w pierwszej kolejności inspektor pracy wyda polecenie usunięcia naruszeń,
• w przypadku jego niewykonania możliwe będzie skierowanie wniosku do Okręgowego Inspektora Pracy,
• decyzję o przekształceniu umowy wyda Okręgowy Inspektor Pracy,
• od decyzji przysługiwać będzie odwołanie do sądu pracy, co wstrzyma jej wykonanie do czasu rozstrzygnięcia sprawy.

Należy wskazać, że w ostatecznej wersji przepisów odstąpiono od najbardziej restrykcyjnych rozwiązań rozważanych na wcześniejszym etapie prac legislacyjnych, w tym najważniejsze jest, że decyzje te nie będą co do zasady podlegały natychmiastowej wykonalności, a ich wykonanie będzie wstrzymane do czasu zakończenia postępowania odwoławczego. Ustawa przewiduje również możliwość „naprawy” relacji na etapie kontroli tj. dostosowanie modelu współpracy lub zawarcie umowy o pracę może prowadzić do zakończenia sprawy bez dalszych działań ze strony organu.

Nowe instrumenty nadzorcze oraz wzmocnienie współpracy między organami

Ustawa wprowadza także instytucję interpretacji indywidualnych wydawanych przez Głównego Inspektora Pracy. Interpretacje te będą służyły ocenie, czy przedstawiony stan faktyczny odpowiada stosunkowi pracy, co może stanowić istotne narzędzie ograniczania ryzyka regulacyjnego po stronie pracodawców.

Rozszerzeniu ulega także zakres kompetencji kontrolnych PIP. Inspekcja uzyskuje możliwość prowadzenia kontroli zdalnych, korzystania z dodatkowych narzędzi teleinformatycznych, a także dokumentowania czynności w formie elektronicznej. Jednocześnie PIP będzie uprawniona do kontrolowania podmiotów, które utraciły status pracodawcy lub podmiotu zatrudniającego w okresie do jednego roku przed wszczęciem kontroli, co ma przeciwdziałać próbom unikania nadzoru poprzez formalne przekształcenia organizacyjne.

Nowelizacja wzmacnia również współpracę między PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz Krajową Administracją Skarbową (KAS), w tym w zakresie wymiany danych oraz analizy ryzyka naruszeń przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych. W praktyce oznacza to zwiększenie efektywności oraz koordynacji działań kontrolnych różnych organów.

Umowy B2B – wybrane aspekty podatkowego bezpieczeństwa

Reforma nie zmienia zasad uznania danej aktywności za pozarolniczą działalność gospodarczą ani kwalifikacji umów jako B2B dla celów podatkowych. Niemniej jednak  w świetle dotychczasowej praktyki organów podatkowych oraz wzmocnionych kompetencji kontrolnych PIP oraz współpracy z ZUS i KAS szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe ukształtowanie relacji B2B.

W szczególności warto zwrócić uwagę na:

• zakres niezależności usługodawcy – unikanie zapisów wskazujących na wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez zamawiającego oraz zapewnienie możliwości samodzielnego określania sposobu realizacji usług,
• ponoszenie ryzyka gospodarczego – preferowane jest korzystanie z własnych narzędzi pracy lub ponoszenie kosztów ich udostępnienia,
• odpowiedzialność wobec osób trzecich – wskazane jest odpowiednie uregulowanie odpowiedzialności za rezultat usług,
• zakres usług (w tym czynności zarządcze) – czynności o charakterze zarządczym mogą skutkować utratą prawa do opodatkowania w ramach działalności gospodarczej; w praktyce rozważany bywa model hybrydowy,
• świadczenia dodatkowe – wydatki na szkolenia, sprzęt czy inne benefity dla współpracowników mogą wpływać na ocenę charakteru relacji oraz być przedmiotem sporów w zakresie kosztów i odliczenia VAT.

Potencjalne konsekwencje

Reklasyfikacja współpracy B2B na stosunek pracy, obok potencjalnych sankcji związanych z nieprawidłową kwalifikacją relacji zatrudnieniowej, może skutkować istotnymi konsekwencjami w zakresie obciążeń podatkowych oraz składkowych, również w odniesieniu do rozliczeń za okresy przeszłe (do 5 lat wstecz). W szczególności może to wiązać się z koniecznością weryfikacji i korekty rozliczeń w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym zmianą zasad opodatkowania w zależności od uprzednio stosowanej formy (np. ryczałt, podatek liniowy), a także z powstaniem zaległości wraz z należnymi odsetkami.

Dodatkowo, zakwestionowanie prowadzenia działalności gospodarczej może prowadzić do podważenia rozliczeń w podatku VAT, w tym prawa do odliczenia podatku po stronie usługobiorcy, oraz do powstania obowiązku uregulowania zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Z perspektywy praktycznej rekomendowane jest przeprowadzenie przeglądu modeli współpracy zarówno pod kątem zapisów umownych, jak i faktycznego sposobu wykonywania pracy w celu ograniczenia ryzyka związanego z potencjalną reklasyfikacją oraz konsekwencjami podatkowymi.

Skontaktuj się z nami – pomożemy przygotować Twoją firmę na nową rzeczywistość podatkową.